Katrien Wakana en Anne-Julie André-Duchateau

De uitdaging

Katrien

In die tijd hadden we één collega die voor het hele hoofdkantoor werkte en ook voor bepaalde functies in de fabriek. En deze collega moest soms wel 30 vacatures tegelijkertijd beheren. Net toen we dachten dat we aan het besparen waren op efficiëntie en kosten, realiseerden we ons dat we niet al deze aanwervingen tegelijkertijd konden doen. Het lukte ons niet om de juiste kandidaat binnen een redelijk tijdsbestek te vinden. Soms zochten we vier of vijf weken naar een kandidaat en kwamen er dan achter dat het niet mogelijk was. Dus schakelden we een extern bureau in, maar op een 'one-shot' basis, wat vrij hoge tarieven met zich meebracht. We beseften dat we van alles verloren waren: tijd omdat we de lancering met het bureau hadden uitgesteld, maar ook geld omdat we de volle prijs betaalden.

Het doel van deze functie was ook om managers meer ondersteuning te bieden bij de integratie van nieuwe medewerkers, maar door de werkdruk bij recruitment konden we geen tactische en strategische ondersteuning bieden. We hadden bijvoorbeeld geen tijd om na te denken over onze rekruteringskanalen. Strategisch denken kwam vaak op de achtergrond te staan omdat recruitment zo urgent was.

In feite moesten we een vertrouwensrelatie creëren met managers over de aspecten van recruitment. We moesten onze kosten verlagen. We moesten sneller zijn met de time-to-hire, die extreem lang was. We wilden ook dat onze collega zich aan andere HR-projecten kon wijden.

Welke oplossing is geïmplementeerd?

Katrien

Ik had al met Profile Group samengewerkt toen ik bij John Cockerill werkte. Ik wist dat als ik een beroep zou doen op Profile Group, we samen de meest geschikte oplossing zouden kunnen ontwerpen voor de situatie waarmee we werden geconfronteerd.

Dus legden we de probleemstelling voor aan Profile Group. En we besloten al snel om samen een RPO op te zetten. Ik was al bekend met deze oplossing en het werd al snel duidelijk.

We moesten bij Profile Group collega's vinden die bij onze bedrijfscultuur zouden passen. Olivier was er snel en Camille iets later, net als Jean-Clair. Deze oplossing was dus perfect voor ons, omdat we onze capaciteit konden vergroten als we veel aan het rekruteren waren, maar ook konden verkleinen als we minder aan het rekruteren waren. We zijn een bedrijf waar het volume van de aanwervingen varieert, met hiring freezes. De mogelijkheid om de grootte van het team aan te passen aan de behoeften was een van de mogelijkheden die we zochten.

Wat waren de belangrijkste resultaten?

Katrien

De HR-afdeling bevrijden van een operationele werklast en daardoor een meer gestandaardiseerde aanpak van recruitment, in het bijzonder op het gebied van processen. We hebben de tijd genomen om na te denken over onze rekruteringskanalen en vacatures.

De kosten gingen omlaag en het was een neutrale vergelijking voor de HR-afdeling. Hoewel recruitment nog steeds intern werd gefactureerd, waren de kosten lager dan wat we gewend waren met one-shot outsourced recruitment.

We konden een vertrouwensrelatie opbouwen. Het duurde natuurlijk even voordat iedereen gewend was aan de nieuwe gezichten. Maar we konden een vertrouwensband opbouwen met alle hiring managers, die ons steeds meer uitdaagden, bijvoorbeeld met VIE-contracten. Dat was de eerste keer dat we dat deden. En het voordeel van werken met Profile Group is dat Camille noch Olivier bang zijn om een nieuwe uitdaging aan te gaan.

Ik denk dat de RPO echt toegevoegde waarde heeft gecreëerd voor het HR-team, dat zich ontlast voelde van een deel van het recruitmentwerk, maar ook voor de hiring managers en de kandidaten, die profiteerden van een gestandaardiseerde en professionele aanpak.

Ik kan gerust zeggen dat Camille en Olivier deel uitmaken van het team.

Anne-Julie

Katrien was verantwoordelijk voor het bedenken en implementeren van de oplossing. Ik ben eerder een klant en ik zie de resultaten van RPO.

Ik zie dat er echt is nagedacht over de time-to-hire, over de manier waarop intakes worden gedaan met de verschillende managers, over de manier waarop andere business leads naast leden van de afdeling betrokken kunnen worden bij de selectie van kritieke functies of senior leiderschapsfuncties.

Toen RPO bij ons werd geïmplementeerd, hebben Camille, Olivier en Jean-Clair echt grip gekregen op de cultuur en de manier waarop we werken, altijd met het oog op klanttevredenheid en voortdurende verbetering.

En we hebben ook verder kunnen denken over de candidate experience, om onze recruitment betrouwbaarder te maken, maar ook over de employee experienc en interne mobiliteit.

Mijn ervaring met Profile Group is zeer positief. Het feit dat ze externe partners zijn, betekent dat we de juiste afstand kunnen nemen en een ander perspectief kunnen inbrengen. Als je met Profile Group benchmarkt en discussieert, komen er altijd ideeën naar voren. Het is interessant om een neutrale kijk op de organisatie te hebben.

Ik hoor ook heel positieve dingen van de business leaders. Er zijn enkele zeer specifieke nicheprofielen waarvoor het ingewikkelder kan zijn en waar we gespecialiseerde headhunters voor moeten inschakelen. Maar verder hebben Camille en Olivier een grote bijdrage geleverd aan het creëren van een Talent Acquisition community binnen de organisatie. Zij vormen het hart van dit project. Zij zijn degenen die ervoor zorgen dat informatie circuleert, door middel van verschillende acties.

En zelfs nu, met een daling in het aantal aanwervingen, blijft het systeem effectief. Daar twijfel ik niet aan.

Ik zie Profile Group niet. Ik zie Olivier, Camille en Jean-Clair. Dit zijn de mensen die het verschil maken. Ze proberen de behoeften te begrijpen en verbeteringen aan te brengen. Het zijn mensen met wie ik echt wil blijven samenwerken in dit leven of in een ander leven. Dus, met het volste vertrouwen en de ogen gesloten, teken ik! Ik zie geen commercieel accent, ik zie gewoon mensen die ongetwijfeld heel goed zijn aangeworven door Profile Group. En het resultaat mag er zijn.