Katrien Wakana and Anne-Julie André-Duchateau

Le défi initial

Katrien

Nous avions à l’époque un seul collègue qui travaillait pour l’ensemble du quartier général, ainsi que certaines fonctions pour l’usine. Et ce collègue devait gérer parfois jusqu’à 30 positions ouvertes en même temps. Alors qu’on pensait faire un gain en efficacité et en coût, on s’est rendu compte qu’on n’arrivait plus à mener tous ces recrutements en parallèle. Nous ne parvenions pas à respecter un délai raisonnable pour trouver le bon candidat. Parfois, nous cherchions un candidat pendant quatre à cinq semaines, et on se rendait compte que ce n’était pas possible. Alors nous faisions appel à une agence extérieure, mais en « one shot », ce qui signifie des taux de facturation assez importants. On se rendait compte que l’on avait tout perdu : du temps car on avait retardé le lancement avec l’agence mais aussi de l’argent puisque l’on payait le prix plein.

L’objectif de cette fonction était aussi d’accompagner davantage les managers sur l’intégration des nouveaux collaborateurs, mais la charge de travail au niveau du recrutement ne permettait pas l’apport d’un support tactique et stratégique. Nous n’avions pas le temps de nous questionner sur nos canaux de recrutement, par exemple. Les réflexions stratégiques passaient souvent au second plan car il y avait une urgence en termes de recrutement.

En fait, nous avions besoin de créer une relation de confiance avec les managers sur les aspects du recrutement. Nous avions besoin de diminuer notre coût. Nous avions besoin d’être plus rapides sur le time-to-hire, qui était extrêmement long. Nous avions également besoin que notre collègue puisse se consacrer à d’autres projets RH.

Quelle solution a été mise en place ?

Katrien

J’avais déjà eu l’occasion de travailler avec Profile Group lorsque j’étais chez John Cockerill. Je savais que si je faisais appel à Profile Group, nous pourrions dessiner ensemble la solution la plus appropriée pour la situation à laquelle nous faisons face.

Nous avons donc présenté la situation à Profile Group. Et nous avons très vite décidé ensemble de mettre un RPO (Recruitment Process Outsourcing) en place. Je connaissais déjà cette solution et elle s’est rapidement imposée.

Il a fallu trouver des collègues de chez Profile Group qui allait matcher avec notre culture d’entreprise. Olivier est alors arrivé très vite et Camille un peu après, ainsi que Jean-Clair. Et donc cette solution était parfaite pour nous car nous pouvions augmenter en capacité lorsque nous avions beaucoup de recrutements mais également diminuer lorsque nous en avions moins. Nous sommes une entreprise où le volume de recrutement est variable, avec des hiring freezes. Pouvoir moduler la taille de l’équipe en fonction des besoins faisait partie des facilités que nous recherchions.

Quelles ont été les résultats clés de cette solution ?

Katrien

Libérer le département RH d’une charge de travail opérationnelle et donc avoir une approche plus standardisée sur les recrutements, en particulier au niveau des processus. On a pris le temps de réfléchir à nos canaux de recrutement et à nos offres d’emploi.

Le coût a diminué et c’était une équation neutre pour le service RH. Bien que les recrutements étaient toujours facturés en interne, le coût était moindre par rapport à ce que nous avions l’habitude de faire, avec des recrutements externalisés en one-shot.

On a pu créer une relation de confiance. Il a fallu évidemment un peu de temps pour que chacun s’habitue à de nouveaux visages. Mais nous avons pu créer une relation de confiance avec l’ensemble des hiring managers qui nous ont de plus en plus challengés, comme par exemple avec des contrats VIE. C’était la première fois que l’on en faisait. Et l’avantage de travailler avec Profile Group, c’est que ni Camille ni Olivier n’ont peur de relever un nouveau défi.

Je pense que le RPO a vraiment créé une valeur ajoutée pour l’équipe RH qui se sentait soulagée d’une partie du recrutement mais également pour les hiring managers et les candidats qui bénéficiaient d’une approche standardisée et professionnalisée.

Je peux dire sans mentir que Camille et Olivier font partie de l’équipe.

Anne-Julie

Katrien est à l’origine de la réflexion sur la solution et de sa mise en place. Moi, je suis plutôt cliente et je vois plutôt le résultat du RPO.

Je vois qu’il y a eu une vraie réflexion sur le time-to-hire, sur la façon de mener les intakes avec les différents managers, sur la façon d’impliquer d’autres business leads que les membres du département uniquement dans la sélection des rôles critiques ou dans les rôles de senior leadership.

Au fur et à mesure que le RPO a été implémenté chez nous, Camille, Olivier et Jean-Clair se sont vraiment imprégnés de la culture, de notre fonctionnement, avec toujours un esprit de satisfaction client et d’amélioration continue.

Et nous avons également pu pousser nos réflexions sur l’expérience candidat, pour sécuriser nos recrutements, mais également sur l’expérience collaborateur et la mobilité interne.

L’expérience que j’ai avec Profile Group est extrêmement positive. Le fait que ce soient des partenaires externes permet de mettre la bonne distance et d’amener un autre regard. Quand on benchmark et que l’on discute avec Profile Group, il y a toujours des idées qui ressortent. C’est intéressant de garder ce regard neutre par rapport à l’organisation.

J’entends également des choses très positives de la part des business leaders. Il y a certains profils niches, très spécifiques, pour lesquels ça peut être plus compliqué et pour lesquels nous devons faire appel à des headhunters spécialisés. Mais au-delà de ça, Camille et Olivier ont largement contribué à la création d’une communauté de Talent Acquisition au sein de l’organisation. Ils sont à la base de ce projet. Ce sont eux qui font en sorte que l’information circule, par le biais de différentes actions.

Et même actuellement, avec une baisse du nombre de recrutements, le système reste efficace. Je n’ai aucun doute là-dessus.

Moi, je ne vois pas Profile Group. Je vois Olivier, Camille et Jean-Clair. Ce sont des personnes qui font la différence. Ils essayent de comprendre les besoins et d’apporter des améliorations. Ce sont des personnes avec qui j’ai vraiment envie de continuer à travailler dans cette vie ou dans une autre. En toute confiance, les yeux fermés, je signe ! Je ne vois pas un accent commercial, je vois juste des gens qui sont sans doute très bien recrutés par Profile Group. Et le résultat est là.